Le français suit l'anglais

Renter's responsibilities

Please read the Renter's responsibilities and acknowledge that you have done so by checking the appropriate box below before submitting the request. By acknowledging that you have read the Renter’s responsibilities, you are agreeing to the terms and conditions set out below.

1. The Renter is responsible for the conduct, supervision, safety and security of its invitees. The Renter and the activity carried out must comply with all laws, whether federal, provincial or municipal and are subject to OIAA policies and to any directives given by OIAA, its employees, agents or authorized representatives. Due to fire codes and health and safety regulations, the Renter is not to bring additional tables or chairs into the rented boardroom without the prior written consent of OIAA and shall not in any circumstance permit a boardroom to be populated beyond its safe capacity. The OIAA reserves the right to enter the boardroom at any time, within reason, and with due courtesy. If the use of the boardroom or the conduct of the Renter or its invitees is inappropriate or does not comply with these terms and conditions, OIAA may: 

   1. ask the Renter or its invitees to leave the premises immediately;
   2. refuse the use of the boardroom, the equipment or services; and
   3. suspend the Renter’s future use of the boardrooms, equipment or other services.

   No refunds will be issued in these circumstances.

2. Renters must ensure that they afford other boardroom users due courtesy by ensuring that noise inside and outside the rented space is kept to a minimum so as not to disrupt other meetings or training events.
3. Due to issues related to environmental sensitivities in the workplace, the Renter shall show consideration for others by ensuring that the Renter and its invitees avoid the use of scented personal care products or food items that may trigger an allergic reaction while on OIAA’s premises.
4. The Renter shall not canvas, solicit, market or otherwise promote its activity, product or service at OIAA’s premises unless OIAA has provided the Renter with its written consent.
5. No equipment or object may be affixed to any walls, floors or ceilings unless permitted by OIAA. OIAA artwork is not to be removed or touched.
6. Smoking, alcoholic beverages are prohibited.
7. Booking or use of a boardroom in no way implies support/sponsorship of the Renter’s organization, or its activities, by the OIAA. The name, address and phone number of OIAA may not be used as the official address of any organization or used in such a way as to imply OIAA sponsorship. OIAA may refuse to rent a boardroom to any individual or organization for any reason whatsoever.
8. The Renter is responsible for obtaining and maintaining its own commercial and general liability insurance in an adequate amount to cover applicable damage. OIAA shall not be responsible for any personal injury or loss, theft or destruction of the Renter’s property or that of its invitees nor shall OIAA be responsible for any defect in equipment or premises. The Renter agrees to assume full responsibility for all consequences of leaving personal property or equipment unattended in the boardroom. OIAA shall in no way be held liable for damages or injury which may occur to the Renter or its invitees.
9. The Renter agrees to indemnify and hold OIAA harmless from and against any claims, suits, actions or proceedings, made or brought against OIAA by or on behalf of any other party in respect of any loss, damage, personal injury or death caused by any act or omission of the Renter or its invitees and arising from this Agreement.
10. The Renter assumes all responsibility for any damage to OIAA property or premises caused by the Renter or its invitees. The Renter shall be responsible for the cost of repair or replacement of any OIAA property that is lost, stolen, damaged, destroyed or defaced by the Renter or its invitees.
11. No assignment, re-assignment or sharing of the booking may be made without prior written approval of the OIAA.
12. The Renter is responsible for leaving the boardroom and premises in a reasonable state of cleanliness. All garbage must be placed in the container supplied in the boardroom. Additional charges for cleaning will be applied, at the sole discretion of the OIAA, if it is found that the Renter has not left the boardroom in a reasonable state of cleanliness. Additional charges shall be levied on a “Time and Materials” basis.

Reservations

Bookings are available from Monday to Friday, 7:00 a.m. to 5:00 p.m. however arrangements can be made to reserve a room beyond these hours.

Bookings are only confirmed once you receive a confirmation email from [email protected], not when a request is submitted.

An invoice will be sent by email, from our Finance team to the Renter, the month following the use of the space.

Room rentals are subject to 13% HST.

Cancellations

Reservations must be cancelled in advance of the booking date, otherwise the Renter must pay the full rental fee and HST.

• Reservations of 1 or 2 days: 48 hours in advance
• Reservations of 3 consecutive days or more: 5 business days in advance

Responsibilités du locataire

Veuillez lire les responsabilités du locataire et confirmer que vous l'avez fait en cochant la case appropriée ci-dessous avant de soumettre la demande. En reconnaissant que vous avez lu les responsabilités du locataire, vous acceptez les conditions énoncées ci-dessous.

1. Le locataire est responsable du comportement, de la supervision, de la sûreté et de la sécurité de ses invités. Le locataire et ses activités doivent être conformes à l’ensemble des lois et des règlements applicables des instances fédérale, provinciale et municipale et sont assujettis aux politiques de l’AAIO et à toutes directives reçues de l’AAIO, et de ses employés, agents et représentants autorisés. En raison du Code de prévention des incendies et de la réglementation en matière de santé et sécurité, il est interdit au locataire d’apporter des tables ou chaises supplémentaires dans la (les) salle(s) de réunion louée sans une autorisation préalable de l’AAIO, et en toutes circonstances d’admettre dans une ou plusieurs des salles louées un nombre de personnes supérieur à la capacité sécuritaire autorisée. L’AAIO se réserve le droit d'entrer dans la salle de réunion en tout temps, pour un motif raisonnable et avec courtoisie. Si l’utilisation de la (des) salle(s) de réunion ou le comportement du locataire ou de ses invités sont contraires aux conditions, l’AAIO peut

   1. demander au locataire ou à ses invités de quitter les lieux sur-le-champ;
   2. refuser l’utilisation de la salle de réunion, du matériel ou de ses services;
   3. suspendre la possibilité à l’avenir d’utiliser une salle de réunion, le matériel ou d’autres services de l’AAIO;

   Dans ces circonstances, aucun remboursement ne sera effectué.

2. Les locataires doivent s’assurer de faire preuve de courtoisie envers les utilisateurs des autres salles de réunion en veillant à limiter au minimum le bruit à l’intérieur et à l’extérieur de l’espace loué pour ne pas déranger les autres réunions ou activités de formation.
3. Compte tenu des sensibilités aux facteurs environnementaux dans le milieu de travail, le locataire est prié de faire preuve de considération envers les autres en s’assurant que lui et ses invités évitent de faire usage de produits de soins personnels parfumés ou apportent sur les lieux des aliments susceptibles de provoquer des réactions allergiques sur les lieux de l’AAIO.
4. Il est interdit au locataire de faire de la sollicitation, de commercialiser ou de faire autrement la promotion de son activité, produit ou service sur les lieux de l’AAIO à moins que l’AAIO n’ait fourni au ou à la locataire une autorisation écrite en ce sens.
5. Il est interdit de fixer de l’équipement ou un ou des objets aux tentures, aux murs, aux planchers ou aux plafonds à moins d’une autorisation de l’AAIO. Il est interdit d’enlever ou de toucher aux tableaux de l’AAIO.
6. Il est interdit de fumer ou de boire des boissons alcoolisées sur les lieux.
7. La réservation ou l’utilisation d’une salle de réunion de l’AAIO ne doit en aucun cas être interprétée comme le soutien/la commandite de la part de l’AAIO de l’organisation du ou de la locataire ou de ses activités. Il est interdit d’utiliser le nom, l’adresse et le numéro de téléphone de l’AAIO comme adresse officielle de toute organisation ou de l’utiliser pour donner à entendre une commandite de l’AAIO. L’AAIO peut refuser de louer une salle de réunion à un individu ou une organisation pour quelque raison que ce soit.
8. Il incombe au locataire de souscrire et de maintenir sa propre assurance responsabilité civile commerciale et générale d'un montant suffisant pour couvrir les dommages applicables. L’AAIO ne pourra être reconnu responsable de toute blessure personnelle ou perte, dommage, vol, ou destruction des biens du ou de la locataire ou de ses invités, ni de toute défaillance de l’équipement ou des lieux. Le ou la locataire s’engage à assumer l’entière responsabilité de tout ce qui pourrait arriver à des biens ou des équipements personnels laissés sans surveillance dans la (les) salle(s) de réunion. L’AAIO ne pourra en aucune circonstance être reconnue responsable des préjudices ou blessures que pourraient subir le ou la locataire ou ses invités.
9. Le locataire s’engage à tenir l’AAIO indemne et à couvert contre toute réclamation, poursuite, action judiciaire ou procédure présentées ou susceptibles d’être présentés à l’encontre de l’AAIO par une autre partie ou en son nom pour toute perte, dommage corporel ou matériel, ou décès résultant d’un acte ou d’un manquement du ou de la locataire ou de ses invités ou découlant du présent contrat.
10. Le locataire assume l’entière responsabilité de tout dommage occasionné aux biens et lieux de l’AAIO par le ou la locataire ou ses invités. Le locataire devra assumer le coût de la réparation ou du remplacement de tout bien de l’AAIO volé, perdu, endommagé, détruit ou vandalisé par le ou la locataire ou ses invités.
11. Il est interdit d’assigner, de réassigner ou de partager la salle réservée sans une autorisation écrite préalable de l’AAIO.
12. Tous les déchets doivent être placés dans les contenants à déchets présents dans les salles. L’AAIO se réserve le droit d’imposer des frais de nettoyage supplémentaires à son entière discrétion, s’il est constaté que le locataire n’a pas laissé la (les) salle(s) dans un état de propreté acceptable. Des frais supplémentaires pourront être chargés au locataire sur la base du temps et des ressources nécessaires pour nettoyer les lieux.

Réservations

Les réservations sont disponibles du lundi au vendredi, de 7 h à 17 h, mais des dispositions peuvent être prises pour réserver une salle au-delà de ces heures.

Les réservations ne sont confirmées qu'une fois que vous avez reçu un courriel de confirmation de [email protected], et non lorsqu'une demande est soumise.

Une facture sera envoyée par courriel au locataire, de la part de notre équipe des finances, le mois suivant l'utilisation de l'espace.

Les locations de salles sont soumises à la TVH de 13 %.

Annulations

Les réservations doivent être annulées avant la date de réservation, sinon le locataire doit payer la totalité des frais de location et la TVH.

• Réservations de 1 ou 2 jours : 48 heures à l'avance
• Réservations de 3 jours consécutifs ou plus : 5 jours ouvrables à l'avance