L’Administration de l’aéroport international d’Ottawa (l’Administration) accepte actuellement les candidatures en vue de pourvoir un poste de coordinatrice ou coordinateur, Service d’approvisionnement et passation de marchés.

Sous la direction de la ou du gestionnaire, Service d’approvisionnement et passation de marchés, la coordinatrice ou le coordinateur, Service d’approvisionnement et passation de marchés, appuie l’acquisition de produits, de services et de constructions en réponse aux besoins opérationnels et veille à l’application de la politique de passation de marchés de l’Administration. Ce rôle est appelé à collaborer avec les unités opérationnelles pour recueillir les exigences, trouver des fournisseurs concurrentiels, et assurer des services d’achat et de contrat. Les responsabilités comprennent l’administration courante du système de bons de commande, la gestion des processus dits RFx, la rédaction de contrats types et d’assurer que les fournisseurs soumettent la documentation exigée relativement à la conformité. 

FONCTIONS ESSENTIELLES 

• Collaborer avec les unités opérationnelles pour déterminer les exigences, les spécifications, les quantités et les critères d’évaluation
• Faciliter le processus RFx pour les appels d’offres, les offres permanentes, les propositions, les déclarations d’intérêt et les devis
• Préparer les annonces RFx pour le site Web de l’Administration et les babillards externes
• Préparer et rassembler la documentation relative aux RFx, attribuer les numéros de contrat et distribuer les documents aux soumissionnaires
• Répondre aux demandes des soumissionnaires, enregistrer les questions, obtenir les réponses et distribuer les réponses
• Maintenir la base de données RFx et le système de classement des documents
• Participer aux visites de sites et aux réunions d’information relatives aux RFx, et en rédiger les procès-verbaux s’il y a lieu
• Préparer et distribuer les documents d’acheminement, les avis d’attribution et de non-attribution
• Mettre à jour les modèles de contrats, créer de nouveaux contrats et les soumettre pour examen au conseil juridique
• Coordonner les garanties de soumission et les cautionnements
• Apporter son soutien aux services dans leurs activités d’approvisionnement conformément aux politiques
• Gérer les bons de commande et les contrats dans le système financier, en veillant à l’exactitude du codage et à la conformité
• Fournir des conseils et résoudre les problèmes liés aux bons de commande et à l’émission de reçus
• Tenir à jour le répertoire des contrats afin d’assurer leur renouvellement ou un nouvel appel d’offres en temps opportun
• Tenir à jour les bases de données relatives à la conformité en matière d’indemnisation des accidents du travail et aux exigences en matière d’assurance
• Élaborer et tenir à jour les documents relatifs aux processus et à la formation
• Mettre en oeuvre les demandes dans la boîte de courriels du service de l’approvisionnement
• Veiller au respect des exigences en matière d’assurance, de la WSIB et de documents relatifs à la sécurité lors de l’intégration des fournisseurs
• Conjointement avec la ou le gestionnaire, évaluer et recommander des modifications de contrat
• Examiner l’étendue des travaux et les critères de sélection pour s’assurer de leur pertinence et qu’il n’y manque rien
• Superviser le processus d’évaluation et émettre des recommandations d’attribution
• Négocier les options, les prix et les améliorations techniques avec les fournisseurs
• Veiller et examiner les activités de passation de marchés et établir des rapports à ce sujet
• Coordonner et maintenir les plateformes d’approvisionnement
• Communiquer les politiques, répondre aux questions et résoudre les problèmes
• Effectuer les autres tâches qui lui sont assignées
• S’acquitter de toutes les autres fonctions et responsabilités rattachées au poste

La personne candidate sélectionnée doit être capable : 

• d’interagir professionnellement avec la clientèle interne et les fournisseurs;
• de travailler de manière indépendante, d’établir la priorité des tâches de manière efficace et de maintenir un niveau élevé d’attention aux détails;
• d’utiliser et d’exécuter des fonctions administratives de base dans le cadre des plateformes de passation de marchés de l’Administration;
• de relire des documents ou de reproduire des informations avec un minimum d’erreurs et être capable de travailler sous pression et dans le respect des délais. 

Ces aptitudes, ainsi qu’une attitude professionnelle et positive, contribueront à la réussite dans la création de relations de travail positives dans un environnement de travail en équipe. 

QUALIFICATIONS ESSENTIELLES 

• Diplôme universitaire ou collégial en administration des affaires, gestion de la chaîne d’approvisionnement, finances, comptabilité, administration publique, économie, ou dans un domaine connexe
• Deux ans d’expérience pertinente
• Expérience dans la rédaction et la révision de contrats
• Excellentes compétences en service à la clientèle et en communication, tant à l’écrit qu’à l’oral
• Expérience de travail avec des documents contractuels et des processus RFx
• Sens aigu de l’analyse et de la réflexion critique et grand souci du détail
• Maîtrise des applications de Microsoft Office
• Solides compétences en matière de résolution de problèmes et de négociation
• Excellentes compétences interpersonnelles et capacité à collaborer avec des partenaires commerciaux interfonctionnels pour obtenir des résultats

ATOUTS 

• Bilinguisme (anglais et français)
• Expérience antérieure dans l’utilisation et l’administration de SAP et de sites de passation de marchés électroniques
• Expérience antérieure de la gestion de fournisseurs

À PROPOS DU POSTE 

Salaire

L’échelle salariale pour ce poste est de 77 016 $ à 87 048 $ par année conformément à la convention collective en vigueur (taux de rémunération du 1er juillet 2024 au 30 juin 2028) et en fonction d’une semaine de travail de 37,5 heures. 

Exigences de l'emploi 

• Fournir un résumé de dossier de conducteur ou conductrice (émis au cours du mois antérieur à sa candidature)
• Réussir le contrôle aux fins de l’obtention d’une habilitation de sécurité et d’une carte d’identité pour les zones réglementées (CIZR)

Pour explorer cette possibilité d’emploi, veuillez transmettre votre curriculum vitae par courriel à [email protected].  

L’Administration souscrit aux principes de l’équité en emploi et vise à se doter d’un effectif représentatif de la diversité de la population canadienne. Nous encourageons fortement les personnes candidates à indiquer volontairement sur leur demande s’ils sont une personne handicapée, une personne autochtone ou un membre d’une minorité visible.