1. ÉNONCÉ GÉNÉRAL
La présente politique s’applique à l’Administration de l’aéroport international Macdonald-Cartier d’Ottawa (ci-après l’Administration). La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), du ressort fédéral, exige des organisations régies par le gouvernement fédéral de se conformer à la Loi auprès de leurs clients et de leurs employés. L’Administration entend veiller au respect de l’ensemble de ses obligations en matière de protection des renseignements personnels et de se conformer aux exigences de la LPRPDE.
2. PRINCIPES GÉNÉRAUX
La présente politique définit les limites relativement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la rétention des renseignements personnels, afin de protéger le droit à la vie privée des employés et de toutes les personnes avec qui l’Administration fait affaire.
3. DÉFINITIONS
La « confidentialité des renseignements » signifie :
La capacité d’une personne d’exercer un degré de contrôle substantiel sur la collecte, l’utilisation et la communication de ses renseignements personnels.
Les renseignements personnels englobent toute information à propos d’une personne en particulier. Les renseignements personnels comprennent le nom, l’adresse, l’âge, les numéros d’identification, le revenu, l’origine ethnique, les dossiers d’employé, les dossiers de crédit et les dossiers médicaux de l’intéressé. Il n’est pas nécessaire que le nom d’une personne soit associé aux renseignements pour que ceux-ci soient considérés des renseignements personnels.
La « protection de la vie privée » signifie que :
- Nous veillons à traiter les renseignements personnels de manière strictement confidentielle;
- Les intéressés exercent un contrôle sur leurs renseignements personnels et y ont accès;
- Nous respectons leur droit à la vie privée.
4. RÔLE DE LA COORDONNATRICE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
La Vice-présidente, Affaires juridiques, est la personne qui sera responsable de la politique et des procédures de sa mise en œuvre. La Vice-présidente, Affaires juridiques, est également le premier point de contact en ce qui a trait aux préoccupations concernant le respect de la vie privée. La Vice-présidente, Affaires juridiques, se penchera sur les questions qui pourront découler de la présente politique et des procédures connexes et traitera les plaintes y ayant trait. S’il y a lieu, la Vice-présidente, Affaires juridiques, échangera avec d’autres membres de l’Administration afin d’obtenir des éclaircissements dans le cadre d’une enquête particulière.
Il est possible de joindre la Vice-présidente, Affaires juridiques, par téléphone en composant le 613 248-2000, poste 1109, ou par courriel à [email protected].
5. DROITS DES EMPLOYÉS
L’Administration recueille des renseignements personnels qui lui sont communiqués volontairement quand des personnes fournissent leur nom, leur adresse et d’autres renseignements. L’Administration peut également recueillir des renseignements personnels au cours du processus administratif de la relation d’emploi. De tels renseignements personnels ne doivent servir qu’aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Les intéressés peuvent avoir accès à leurs dossiers en tout temps en prenant rendez-vous avec la Gestionnaire des Ressources humaines en composant le 613 248-2000, poste 1101.
Des renseignements personnels sont recueillis aux fins suivantes :
- L’embauche;
- L’administration de la paie et des avantages sociaux;
- La formation;
- La discipline;
- La notification et intervention d’urgence;
- L’indemnisation des accidentés du travail;
- Les qualifications;
- Les habilitations et opérations de sécurité;
- La conduite de véhicules côté piste;
- L’exploitation de véhicules de l’Administration.
6. DROITS DES CLIENTS
L’Administration recueille des renseignements personnels qui lui sont communiqués volontairement quand les personnes fournissent leur nom, leur adresse et d’autres renseignements. Les intéressés peuvent avoir accès à leurs dossiers en tout temps en prenant rendez-vous avec le ou la responsable du service auquel ils ont fourni cette information par téléphone au 613 248-2000.
Des renseignements personnels sont recueillis auprès de personnes non employées par l’Administration de l’aéroport aux fins suivantes :
- L’émission de permis de stationnement;
- Le contrôle de véhicules abandonnés;
- Les habilitations de sécurité;
- Les permis d’exploitation de véhicules côté piste;
- Les sondages;
- La réception de plaintes et de réclamations et la suite donnée à celles-ci;
- Les enquêtes sur les accidents et incidents, y compris la surveillance des mouvements d’entrée et de sortie et la circulation sur les lieux appartenant à l’Administration;
- L’évaluation des propositions des fournisseurs de service.
Des renseignements personnels peuvent également être recueillis sur les clients par vidéosurveillance et d’autres technologies utilisées par l’Administration dans le cadre de pratiques approuvées en matière de sécurité. La collecte, l’utilisation et la communication de tels renseignements personnels demeurent régies par les dispositions de la LPRPDE.
7. CONSENTEMENT
L’Administration n’utilisera des renseignements personnels que sous réserve du consentement de l’intéressé, à moins que l’utilisation, la collecte ou la communication des renseignements ne soient autorisées par la LPRPDE.
Le consentement peut être explicite ou implicite. Le consentement explicite peut être donné verbalement ou par écrit. Tous les formulaires à remplir devront énoncer la raison pour laquelle les renseignements sont recueillis et comprendre une page de signature qui servira de formule de consentement signé.
8. UTILISATION, DIVULGATION ET CONSERVATION
Les renseignements personnels ne seront utilisés que pour les fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si l’intéressé y consent ou si la loi l’exige. Les renseignements personnels ne sont conservés qu’aussi longtemps que nécessaire à la réalisation des fins déterminées. Les renseignements personnels doivent être détruits de façon sécuritaire à l'aide de méthodes sûres et approuvées, conformément aux lois applicables.
9. EXACTITUDE
Les renseignements personnels doivent être aussi exacts, complets et à jour que possible compte tenu des fins pour lesquelles ils doivent servir. Il est possible de contester l’exactitude et l’état complet des renseignements et de les faire modifier s’il y a lieu. Pour ce faire, veuillez communiquer avec la Vice-présidente, Affaires juridiques, dont les coordonnées sont indiquées au point 4.0.
10. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Les renseignements personnels sont protégés contre toute divulgation non autorisée par des moyens pertinents compte tenu de la nature des renseignements conservés. Ces moyens englobent des lieux sécurisés, des armoires verrouillées, des mots de passe, des pare-feu, un encodage et d’autres mesures de sécurité adéquates sur le plan technologique.
L’Administration a également instauré des politiques et processus dans le but d’encadrer la protection, l’utilisation, la divulgation et la rétention des renseignements personnels.
11. POUR PLUS DE RENSEIGNEMENTS
Si la réponse de l’Administration à votre plainte/doléance ne vous satisfait pas, nous vous invitons à communiquer avec le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada :
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
30, rue Victoria
Gatineau (Québec)
K1A 1H3
Sans frais : 1 800 282-1376 Téléphone : 819 994-5444
Site Web : www.priv.gc.ca
Mise à jour le 13 janvier 2020